Welke fulfilmentpartner past bij jouw webshop? Zo kies je de juiste

Fulfilment uitbesteden kan je als webshopeigenaar veel werk uit handen nemen. Je voorraad staat bij een fulfilmentcenter en zodra een bestelling binnenkomt, worden de juiste producten verzameld, verpakt en verzonden. Afhankelijk van de dienstverlening kan de fulfilmentpartner ook retouren verwerken en het voorraadbeheer verzorgen.

Toch is fulfilment niet voor iedere webshop en ieder product automatisch de beste oplossing. Bovendien verschillen fulfilmentbedrijven behoorlijk van elkaar op het gebied van het minimale aantal orders per dag, flexibiliteit en verzendsnelheid.

Daarom is het verstandig om eerst naar je assortiment te kijken en daarna pas te bepalen welk type fulfilmentservice en welk contract daarbij passen.

Welke producten zijn geschikt voor fulfilment?

In principe kunnen de meeste producten via een fulfilmentcenter worden opgeslagen en verzonden. Vooral producten die uit voorraad worden verkocht en zonder ingewikkelde bewerkingen kunnen worden verzonden, zijn geschikt.

Denk bijvoorbeeld aan kleding, speelgoed, boeken, accessoires, relatiegeschenken en producten die onderdeel zijn van een loyaliteitsprogramma.

Ook webshops met verschillende uitvoeringen van hetzelfde product kunnen fulfilment prima uitbesteden. Bij kleding gaat het bijvoorbeeld om verschillende maten en kleuren. Een goed ingericht voorraadsysteem zorgt ervoor dat bij iedere bestelling precies de juiste variant wordt gepickt.

Lastiger wordt het wanneer producten zeer groot, zwaar, kwetsbaar of bederfelijk zijn of onder bijzondere wet- en regelgeving vallen. In zulke gevallen heb je een fulfilmentpartij nodig die specifiek is ingericht op dat type product. Vraag daarom altijd vooraf of een fulfilmentcenter ervaring heeft met producten die vergelijkbaar zijn met jouw assortiment.

Denk ook aan de manier waarop je producten wilt laten verpakken

De geschiktheid voor fulfilment wordt niet alleen bepaald door het product zelf. Ook je wensen rondom verpakking spelen een rol. Misschien wil je een bedankkaart toevoegen, verschillende producten als set laten verpakken of bij bepaalde bestellingen een sample meesturen.

Bespreek zulke wensen voordat je een samenwerking aangaat. Een standaard fulfilmentproces is meestal relatief eenvoudig te organiseren, maar zodra je regelmatig afwijkende verpakkingen of acties wilt, wordt flexibiliteit van de fulfilmentpartner belangrijker.

Groot of klein fulfilmentcenter: wat past bij jouw webshop?

Een groot fulfilmentcenter kan aantrekkelijk zijn wanneer je grote aantallen orders verwerkt, veel opslagruimte nodig hebt of een sterk gestandaardiseerd logistiek proces hebt. Grote partijen zijn vaak ingericht op schaal en kunnen enorme aantallen bestellingen verwerken.

Voor een kleine of middelgrote webshop kan een kleiner fulfilmentcenter juist interessant zijn. De communicatielijnen zijn vaak korter en er is meer ruimte voor persoonlijk contact. Dat is prettig wanneer je regelmatig iets wilt aanpassen, vragen hebt over een specifieke order of samen wilt overleggen over een bijzondere mailing of verpakking.

Kijk ook naar minimale orderaantallen. Niet ieder fulfilmentcenter is interessant voor een webshop die bijvoorbeeld maar enkele bestellingen per dag verwerkt. Vraag daarom vanaf welk volume je kunt starten en wat er gebeurt wanneer je ordervolume tijdelijk daalt of juist sterk stijgt.

Kijk niet alleen naar je huidige ordervolume

Je kiest een fulfilmentpartner bij voorkeur niet alleen voor de webshop die je vandaag hebt. Denk ook na over waar je over één of twee jaar wilt staan. Als je assortiment groeit, heb je waarschijnlijk meer opslagruimte nodig. En wanneer het aantal bestellingen stijgt, moet het fulfilmentcenter die groei kunnen verwerken.

Vraag daarom hoe makkelijk je kunt opschalen. Is er ruimte om nieuwe producten toe te voegen? Kan de partij pieken tijdens acties of feestdagen opvangen? En kun je aanvullende diensten afnemen wanneer je daar later behoefte aan krijgt? Een fulfilmentpartner die kan meegroeien voorkomt dat je na korte tijd opnieuw moet overstappen.

Waar let je op als je fulfilmentcontracten gaat vergelijken?

Heb je een aantal geschikte fulfilmentbedrijven gevonden, dan komen de offertes en contracten op tafel. Kijk daarbij verder dan alleen het bedrag dat onderaan de offerte staat. De manier waarop kosten en voorwaarden zijn opgebouwd kan per aanbieder behoorlijk verschillen.

Om contracten goed met elkaar te vergelijken, is het verstandig om in ieder geval de volgende punten naast elkaar te leggen:

• Bekijk de volledige kostenstructuur. Denk aan opslagkosten, pickkosten, inpak- en verpakkingskosten, verzendkosten, retourkosten en eventuele vaste abonnementskosten.
• Ga na welke minimale ordervolumes gelden en of er extra kosten worden gerekend wanneer je daar tijdelijk onder blijft.
• Bekijk de contractduur en opzegtermijn. Kun je maandelijks opzeggen of zit je voor langere tijd aan de samenwerking vast?
• Vraag welke afspraken gelden voor verwerking en verzending. Tot welk tijdstip kan een bestelling bijvoorbeeld binnenkomen om nog dezelfde dag of binnen 24 uur te worden verzonden?
• Informeer naar de flexibiliteit van de opslagcapaciteit en wat extra opslag kost wanneer je voorraad of assortiment groeit.
• Bekijk welke afspraken zijn gemaakt over retouren, beschadigingen, voorraadverschillen en aansprakelijkheid.

Vergelijk ook de dienstverlening ‘achter’ het contract

Een contract kan financieel aantrekkelijk lijken, terwijl de dienstverlening minder goed aansluit bij je webshop. Daarom is het verstandig om ook te kijken naar zaken die lastiger in één prijs uit te drukken zijn.

Hoe makkelijk krijg je bijvoorbeeld iemand te spreken wanneer er iets misgaat? Heb je een vast aanspreekpunt? Hoe zorgvuldig worden je producten verpakt? En denkt de fulfilmentpartner mee wanneer je een tijdelijke actie wilt organiseren? Zeker wanneer je persoonlijke service belangrijk vindt, kunnen dit doorslaggevende verschillen zijn.

Een goede keuze voor fulfilment voor webshops begint daarom bij je eigen webshop. Kijk naar je producten, ordervolume, groeiplannen en wensen rondom service. Vergelijk daarna zowel de tarieven als de voorwaarden en werkwijze van verschillende fulfilmentcenters. Zo vergroot je de kans dat je een partner kiest die niet alleen nu, maar ook tijdens de verdere groei van je webshop bij je past.